PROCEDIMENTOS INTERNOS – DIRETORIAS SBOT
NORMAS PARA REALIZAÇÃO DE DESPESAS POR DESIGNADOS PARA FUNÇÕES EM CARGOS NA SBOT
Este material tem por objetivo divulgar Normas para realização de despesas por membros das Diretorias e membros de Comissões, Conselho Fiscal, Comitês, Regionais, contratados e funcionários da SBOT designados para cumprimento de missões do interesse institucional. Os procedimentos aqui descritos aplicam-se a todos os designados pela SBOT.
1. REPRESENTAÇÃO EM EVENTOS
1.1 A SBOT se fará representar oficialmente por seu presidente ou diretores por ele designados em congressos brasileiros considerados estratégicos para a Ortopedia Brasileira, e nos principais congressos internacionais: AAOS, EFORT, SLAOT e SICOT.
1.2 Nos congressos nacionais recomenda-se a indicação de representantes que já estejam participando como palestrantes ou congressistas, evitando, assim, o custo com despesas de traslados e hospedagens. Caso o designado não esteja inscrito no evento em questão, a SBOT assumirá integralmente os gastos decorrentes da viagem, inclusive inscrição no evento, nos termos do Artigo 3 deste regimento.
2. DESLOCAMENTOS / ESTACIONAMENTO
2.1 Reembolsos com despesas de deslocamento e/ou estacionamento serão feitos mediante apresentação do (s) respectivo (s) comprovante (s) originais (s) enviados por Correios e/ou meios eletrônicos.
2.2 No caso de despesas com táxi, será considerado percurso de ida e volta, da saída da residência até o retorno à mesma. Usuários de Uber poderão utilizar suas contas pessoais, se assim desejarem. Contratação de transfers e taxis executivos serão contratados somente em situações previamente aprovadas pela Diretoria da SBOT.
2.3 A SBOT fornecerá bilhetes aéreos a todos os seus diretores em viagens nacionais, nos termos do Item 3 deste regulamento. O diretor poderá abrir mão do direito ao bilhete aéreo fornecido pela SBOT e utilizar-se de seu próprio automóvel para cumprimento das atividades institucionais, porém, deverá fazê-lo sob suas próprias expensas, sem direito a reembolsos; deverá, também, assinar um termo no qual assume todos os riscos, isentando a SBOT de quaisquer responsabilidades decorrentes da viagem, tais como acidentes, atrasos, panes mecânicas etc.
2.4 No caso de cidades para as quais – e das quais – não haja voos regulares o designado deverá consultar a SBOT para as devidas providências e orientações.
3. VIAGENS NACIONAIS E INTERNACIONAIS
3.1 A SBOT adquirirá bilhetes aéreos nacionais e/ou internacionais em nome de seus diretores e/ou colaboradores exclusivamente para o “período do evento” em questão. Para a correta definição do “período do evento” considerar-se-á:
a) O tempo necessário para chegada no dia anterior ao evento.
b) A quantidade exata de dias de duração do evento.
c) A saída no dia imediatamente posterior ao evento.
3.2 Caso o designado queira ampliar o período da viagem deverá, sob suas próprias expensas, remarcar os bilhetes já emitidos, bem como arcar com custo das diárias hoteleiras extras.
3.3 O designado que realizar viagens para atividades de interesse da SBOT terá os seguintes direitos:
a) Passagem Aérea Nacional
– Bilhetes aéreos em classe econômica, em companhia aérea de primeira linha, emitidos via SBOT em nome do próprio passageiro.
– Os bilhetes deverão ser solicitados com antecedência mínima de 60 dias ao departamento responsável.
– A marcação de bilhetes fora do prazo mínimo deverá ser autorizada previamente pela Diretoria da SBOT.
– Será oferecido seguro básico padrão das Cias Aéreas Brasileiras.
b) Passagem Aérea Internacional
– Bilhetes aéreos em Classe Econômica para trechos com até cinco horas de duração, em companhia aérea de primeira linha, emitidos via SBOT em nome do próprio passageiro. Bilhetes para trechos com duração acima de cinco horas poderão ser emitidos em Classe Executiva.
– Os bilhetes deverão ser solicitados com antecedência mínima de 120 dias ao departamento responsável, exceto em caso de situações excepcionais previamente autorizadas pela Diretoria da SBOT.
– Será oferecido seguro padrão das Cias Aéreas, exceto quando houver necessidade específica.
3.4 Todos os bilhetes (nacionais e internacionais) serão emitidos com concordância expressa do passageiro quanto aos horários e companhias aéreas e, uma vez emitidos, não poderão ser remarcados pela SBOT. Caso seja necessário alterar os bilhetes, o próprio passageiro deverá contatar a companhia aérea ou agência de turismo e reemitir os bilhetes, devendo arcar com todas as despesas extras. A SBOT poderá reembolsar remarcações mediante solicitação e justificativa do passageiro e aprovação da Tesouraria SBOT. Nenhum colaborador da SBOT está autorizado a remarcar bilhetes sem autorização expressa da Diretoria.
3.5 Nos casos em que o passageiro for portador de necessidades especiais, a SBOT poderá fornecer assentos conforto mediante consulta prévia, mas para todos os demais casos serão oferecidos assentos padrão das cias aéreas, sem prioridade, devendo o passageiro adquiri-los sob suas próprias expensas.
3.6 Hospedagem
a) Será oferecida hospedagem em hotel com padrão business superior (4-5 estrelas), com café da manhã e alimentação inclusos. O número de diárias deverá se ater exclusivamente ao “período do evento” descrito no Artigo 3.1. As diárias extras, se houver, serão de responsabilidade do hóspede e deverão ser contratadas diretamente com o hotel.
b) A SBOT não autoriza o faturamento de despesas extras, como frigobar, serviço de quarto, lavanderia etc. Eventuais despesas extras contratadas durante as diárias hoteleiras serão de inteira responsabilidade dos hóspedes.
c) As hospedagens serão oferecidas em apartamentos single. Caso o diretor opte por hospedar-se em apartamento duplo deverá arcar com a diferença, se houver.
3.7 Alimentação
a) As despesas realizadas com alimentação serão cobertas integralmente, mediante prestação de contas à SBOT com respectivo comprovante fiscal com despesas detalhadas.
b) O valor máximo de reembolso por refeição está fixado em R$ 150,00 (Cento e Cinquenta Reais) no Brasil e US$ 70 no exterior.
c) É expressamente proibido o reembolso de despesas decorrentes do consumo de bebidas alcóolicas.
d) Despesas com acompanhantes não serão cobertas pela SBOT, ficando integralmente por conta do designado/convidado.
PARÁGRAFO ÚNICO: A SBOT não faz adiantamentos financeiros para diretores em viagens de representação. O reembolso de despesas será feito posteriormente pela SBOT, mediante solicitação à tesouraria e apresentação de recibos/comprovantes originais.
4. CONVOCAÇÕES / REUNIÕES
4.1 Os integrantes de Comissões, Regionais, Comitês ou da Diretoria, bem como funcionários e/ou colaboradores, se convocados a reuniões na sede da SBOT ou em local por ela designado, também deverão seguir estas normas de direitos e deveres.
4.2 Os critérios para realização de reuniões, trabalhos, participação em eventos e representação de Instituição por seus designados cumprirem, são, exclusivamente, atividades de interesse institucional e/ou científico.
4.3 A Diretoria da SBOT deverá estimular a realização de reuniões virtuais como parte de sua política interna de redução de custos.
4.4 São critérios para convocação de reuniões na sede da SBOT ou local por ela designado de suas Diretorias e Comissões:
a) Da Diretoria
–Deliberação de ordem administrativa das atividades cotidianas da Instituição, tais como, secretaria administrativa, financeiro, comercial, estrutural, comunicação, gestão interna, parcerias comerciais, eventos, divulgação, representação, aquisições, atos e ações políticos, investimentos, estudos, pesquisas, serviços, complementos e outros.
– Deliberação de ordem social e política e do relacionamento com os membros, com os departamentos internos e com o mercado em geral.
– Planejamento estratégico das atividades institucionais, educação médica continuada, ensino e treinamento, defesa profissional ou quaisquer outras consideradas de interesse da SBOT.
b) Das Comissões
– Deliberar assuntos pertinentes de sua área, após apresentação do Calendário Anual e acordo da própria Comissão com a Diretoria sobre tópicos e datas.
c) Dos Colaboradores
– A SBOT arcará com despesas de deslocamentos, alimentação e hospedagem para seus funcionários em congressos e eventos do interesse da SBOT, bem como quando de reuniões e eventos de Comissões, Comitês e Regionais.
– Convocações para atendimento a interesses específicos de Comitês e Regionais em reuniões, cursos e eventos deverão ter seus custos totalmente cobertos pela parte convocatória, exceto se autorizado previamente pela Diretoria da SBOT.
5. DISPOSIÇÕES GERAIS
5.1 A SBOT fornecerá documento comprovando a participação de seus diretores em todas as atividades institucionais da SBOT, quando for solicitada.
5.2 É vetado qualquer tipo de remuneração por desempenho de função conforme Art. 15 do Estatuto da SBOT, incluindo bonificações, distribuição de brindes, presentes ou outras vantagens;
5.3 Atividades institucionais de Comitês e Regionais durante o Congresso Anual e o Exame para Obtenção do TEOT precisam ser autorizadas previamente pela Diretoria da SBOT, mas ocorrerão somente no intervalo das atividades científicas.
5.4 Comissões e Comitês que tenham reuniões ordinárias com cronograma prévio anual aprovado pela SBOT poderão, se desejar, substituir reuniões na Sede Nacional pelo local do Congresso Anual SBOT ou TEOT, desde que sejam realizadas antes ou após estes eventos.
5.5 A SBOT fornecerá alimentação para os diretores em reuniões ocorridas na sede nacional, observando os seguintes critérios:
a) Serviço de Coffee Break será disponibilizado nas reuniões realizadas nas dependências da Sede Nacional. O cardápio será definido pela Diretoria e deverá ser igual para todas as comissões, comitês e ou departamentos.
b) Almoço e jantar, quando aplicável, serão oferecidos na própria Sede Nacional ou no restaurante do hotel onde os diretores estiverem hospedados. Para reembolso com alimentação fora do hotel será respeitado o valor per capita disposto no Item 3.5.
c) A SBOT não autorizará o consumo de bebidas alcoólicas nas dependências da Sede Nacional.
5.6 A Agenda de Reuniões das Comissões, Comitês e Departamentos ligados à SBOT deverá ser apresentada no início de cada gestão para aprovação da Diretoria. Comissões e/ou Departamentos com cronograma fixo deverão ser orientados a realizar pelo menos 50% das reuniões em caráter virtual para redução de custos.
Os casos não previstos neste manual serão resolvidos pela Diretoria da SBOT.
SOCIEDADE BRASILEIRA DE ORTOPEDIA E TRAUMATOLOGIA
