Política de Privacidade

A Sociedade Brasileira de Ortopedia e Traumatologia – SBOT, inscrita no CNPJ sob nº 43.833.375/0001-45, com sede na Alameda Lorena, 427, 14º andar, Jardim Paulista, e e-mail institucional ti@sbot.org.br, atua como Controladora dos Dados Pessoais tratados no âmbito de suas atividades institucionais, educacionais, científicas, associativas, administrativas e digitais, sendo responsável pelas decisões referentes a esse tratamento.

A SBOT reconhece que a privacidade, a proteção de dados pessoais, a segurança da informação e o uso responsável da Inteligência Artificial são elementos fundamentais para a confiança de associados, profissionais de saúde, residentes, acadêmicos, parceiros, fornecedores e demais usuários de seus serviços.

Esta Política estabelece princípios, diretrizes e procedimentos aplicáveis ao tratamento de dados pessoais antes da coleta, durante todas as operações de tratamento e após o encerramento da relação com o titular, inclusive quando o tratamento for realizado por meios automatizados ou mediante sistemas baseados em Inteligência Artificial.

O tratamento será realizado de forma ética, transparente, segura e compatível com a Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), com as demais normas aplicáveis e com as finalidades informadas ao titular.

Esta Política aplica-se a todos os serviços, sistemas, projetos e canais administrados ou disponibilizados pela SBOT, incluindo:

• Portal SBOT, Área do Associado, Aplicativo SBOT+, Atualiza SBOT, Vitrine SBOT e Portal de Eventos;
• Portal do Exame de Título, sistemas de inscrição de provas e plataformas de educação a distância (EAD);
• Congresso Brasileiro de Ortopedia e Traumatologia, cursos presenciais e on-line e demais eventos;
• portais de submissão de trabalhos científicos e a Revista Brasileira de Ortopedia, quando houver tratamento de dados pessoais;
• newsletters institucionais e científicas;
• formulários eletrônicos ou físicos e atendimentos por e-mail, telefone e WhatsApp;
• chatbot institucional e científico Dr. SBOT IA;
• APIs, integrações autorizadas e plataformas de terceiros contratadas pela SBOT.

A SBOT observa os princípios da finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação, responsabilização e prestação de contas. No uso de IA, também adota supervisão humana, explicabilidade, rastreabilidade, responsabilidade e melhoria contínua.

A SBOT não solicita que usuários insiram dados clínicos ou outros dados pessoais de pacientes durante a utilização do Dr. SBOT IA. Caso o usuário inclua tais informações indevidamente, poderá haver bloqueio, exclusão ou anonimização do conteúdo, conforme viabilidade técnica e necessidade de segurança.

Os dados podem ser fornecidos diretamente pelo titular, gerados durante o uso dos serviços ou recebidos de fontes autorizadas, por meio de portais, aplicativos, WhatsApp, eventos, congressos, cursos, pesquisas, cookies, APIs, integrações, importações autorizadas e formulários físicos ou eletrônicos. Quando os dados forem obtidos de terceiros, a SBOT observará a legitimidade da fonte e as finalidades compatíveis.

A base legal será definida conforme a operação concreta. Quando o tratamento se apoiar em legítimo interesse, a SBOT avaliará finalidade, necessidade, impacto aos direitos do titular e salvaguardas aplicáveis. Quando o consentimento for a base legal, ele poderá ser revogado pelos canais indicados nesta Política, sem afetar tratamentos anteriores realizados de forma válida.

A SBOT poderá compartilhar dados, no limite necessário, com provedores de nuvem, empresas de pagamento, fornecedores de tecnologia, empresas de eventos, plataformas educacionais, parceiros científicos, assessorias profissionais, autoridades públicas e órgãos reguladores.

Quando tratarem dados em nome da SBOT, os terceiros atuarão como operadores e deverão seguir instruções documentadas, não podendo utilizar os dados para finalidades próprias incompatíveis. A SBOT adota contratos com obrigações de confidencialidade, segurança e proteção de dados e realiza avaliação proporcional de fornecedores, considerando natureza do serviço, volume e sensibilidade dos dados e riscos envolvidos.

A utilização de serviços de nuvem, comunicação, segurança, análise, suporte ou Inteligência Artificial poderá envolver armazenamento ou acesso a dados pessoais fora do Brasil. Nessas situações, a SBOT buscará utilizar fornecedores que adotem medidas de segurança e mecanismos de transferência compatíveis com a LGPD e com a regulamentação aplicável, incluindo cláusulas contratuais, garantias do fornecedor e controles técnicos e organizacionais adequados.

Informações sobre categorias de fornecedores e mecanismos aplicáveis poderão ser solicitadas ao canal de privacidade, resguardados segredos comercial e industrial e requisitos de segurança.

Os dados poderão ser conservados após o término do tratamento nas hipóteses autorizadas pela LGPD. Os prazos concretos serão definidos no inventário de dados e na tabela interna de temporalidade da SBOT, considerando requisitos legais, finalidade, necessidade e riscos.

Cookies não essenciais dependerão da escolha do usuário quando exigido. O banner ou gerenciador de consentimento permitirá aceitar, recusar ou alterar preferências. Cookies necessários não poderão ser desativados pelo gerenciador quando forem indispensáveis ao funcionamento e à segurança, sem prejuízo das configurações do navegador.

A SBOT adota medidas técnicas e administrativas proporcionais aos riscos, incluindo, conforme aplicável: criptografia em trânsito e em repouso; HTTPS/TLS; backups; firewall; autenticação multifator; controle de acesso; segregação de ambientes; registros e monitoramento; revisão periódica de acessos; gestão de vulnerabilidades; testes de segurança; gestão de fornecedores; auditoria; plano de continuidade e treinamento de equipes.

Nenhum ambiente é totalmente imune a riscos. As medidas são revisadas conforme evolução tecnológica, criticidade dos sistemas e natureza dos dados tratados.

A SBOT mantém processo de identificação, registro, investigação, contenção, mitigação, recuperação e aprendizado em incidentes. Quando um incidente puder causar risco ou dano relevante aos titulares, a SBOT avaliará e realizará as comunicações à ANPD e aos titulares nos termos e prazos da regulamentação aplicável, indicando, quando possível, natureza dos dados, riscos, medidas adotadas e canal de contato.

O titular poderá solicitar, conforme cabível: confirmação da existência de tratamento; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade; portabilidade; informação sobre compartilhamentos; eliminação de dados tratados com consentimento; informação sobre a possibilidade de não consentir; revogação do consentimento; oposição; e revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses.

A SBOT poderá solicitar informações suficientes para confirmar a identidade e a legitimidade do solicitante, evitando acesso indevido. As solicitações serão atendidas nos prazos legais e regulatórios aplicáveis. Eventual impossibilidade de atendimento, total ou parcial, será comunicada de forma fundamentada, inclusive quando houver obrigação de retenção, risco à segurança ou necessidade de proteção de direitos de terceiros.

O titular poderá exercer seus direitos, esclarecer dúvidas ou comunicar incidentes pelo canal institucional de privacidade: ti@sbot.org.br.

Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO): canal institucional ti@sbot.org.br.

A SBOT adota Privacidade desde a Concepção (Privacy by Design) e Privacidade por Padrão (Privacy by Default) como diretrizes para desenvolvimento, aquisição, implantação e evolução de sistemas, plataformas, serviços digitais, processos e soluções de IA.

• limitar a coleta ao mínimo necessário para finalidades legítimas e informadas;
• adotar configurações padrão favoráveis à privacidade;
• implementar controles compatíveis com a natureza dos dados e os riscos;
• avaliar riscos em novos sistemas, integrações e funcionalidades;
• restringir acessos às pessoas autorizadas e conforme suas atribuições;
• aplicar anonimização, pseudonimização ou outras técnicas de mitigação quando compatíveis;
• revisar periodicamente processos e controles internos.

Os serviços digitais de uso geral destinam-se a maiores de 18 anos, ressalvadas atividades educacionais, científicas, acadêmicas ou institucionais que admitam participação de menores nos termos da legislação e das regras específicas. Quando houver tratamento de dados de crianças ou adolescentes, a SBOT adotará salvaguardas apropriadas e observará seu melhor interesse e as bases legais aplicáveis.

A governança envolve, conforme as atribuições internas, TI, Comissão de IA, Comissão Científica, Encarregado/DPO, áreas responsáveis pelos processos, auditorias, treinamentos e revisões periódicas. Novos projetos relevantes poderão ser submetidos a avaliação de risco e privacidade, com registro das decisões e medidas de mitigação.

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, tecnológicas ou operacionais. A versão vigente, a data de atualização e, quando relevante, o histórico de alterações serão disponibilizados nos canais oficiais. Mudanças substanciais poderão ser comunicadas pelos meios adequados.