Normas para diretores

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Normas para diretores2019-02-11T13:03:42-03:00

PROCEDIMENTOS INTERNOS – DIRETORIAS SBOT

NORMAS PARA REALIZAÇÃO DE DESPESAS POR DESIGNADOS PARA FUNÇÕES EM CARGOS NA SBOT

Este material tem por objetivo divulgar Normas para realização de despesas por membros das Diretorias e membros de Comissões, Conselho Fiscal, Comitês, regionais, contratados e funcionários da SBOT designados para cumprimento de missões do interesse institucional. Os procedimentos aqui descritos aplicam-se a todos os designados pela SBOT.

1. REPRESENTAÇÃO EM EVENTOS

1.1 A SBOT se fará representar oficialmente em congressos nacionais considerados estratégicos para a Ortopedia Brasileira, a critério da Diretoria da SBOT, e nos seguintes congressos internacionais: AAOS, EFORT, SLAOT e CONGRESSO ARGENTINO. Cada diretoria poderá eleger, ainda, um quinto congresso internacional de interesse específico, a critério do presidente da SBOT.
1.2 Recomenda-se indicação de representantes que já estejam participando como palestrantes ou congressistas, evitando, assim, o custo com despesas de traslados e hospedagens. Caso o designado não esteja inscrito no evento em questão a SBOT assumirá integralmente os gastos decorrente da viagem, inclusive inscrição no evento, nos termos do Artigo 3 deste regimento.

2. DESLOCAMENTOS / ESTACIONAMENTO

2.1 Reembolsos com despesas de deslocamento e/ou estacionamento serão feitos mediante apresentação do (s) respectivo (s) comprovante (s) originais (s). Não serão reembolsadas despesas de taxi / estacionamento cujos recibos sejam enviados por quaisquer meios eletrônicos.
2.2 No caso de despesas com táxi, deverá ser priorizado o uso de Uber. Os diretores usarão suas contas pessoais e solicitarão reembolso à SBOT. Transfers executivos serão contratados em situações previamente aprovadas pela Diretoria da SBOT.
2.3 Na impossibilidade de uso do Uber a SBOT fornecerá boletos aos seus diretores, que deverão ser utilizados especificamente para reuniões e/ou atividades institucionais autorizadas. O preenchimento dos boletos deverá ser feito, obrigatoriamente, pelo usuário designado e o uso fora destas condições poderá ensejar e devolução dos valores pagos.
2.4 A SBOT fornecerá bilhetes aéreos a todos os seus diretores em viagens nacionais, nos termos do Item 3 deste regulamento. O diretor poderá abrir mão direito ao bilhete aéreo e utilizar-se de seu próprio automóvel para cumprimento das atividades institucionais, porém, deverá fazê-lo sob suas próprias expensas, sem direito a reembolsos de combustíveis, pedágios e demais despesas decorrentes da viagem.
2.5 No caso de cidades para as quais – e das quais – não haja voos regulares o designado poderá utilizar-se de carro próprio, transfers ou taxis, obedecendo aos seguintes critérios de reembolso:
a-) Reembolsos de combustíveis serão feitos por quilômetro rodado para percurso igual ou superior a 100km. Para percursos inferiores não haverá reembolso de combustível. O valor do quilômetro rodado será feito com base nas tabelas vigentes de organizações especializadas em transportes rodoviários;
b-) Reembolsos de pedágios serão feitos independentemente do percurso;
c-) Reembolsos por uso de transfers ou taxis intermunicipais não poderão exceder o valor total auferido por quilômetro rodado conforme Letra a.

3. VIAGENS NACIONAIS E INTERNACIONAIS

3.1 A SBOT adquirirá bilhetes aéreos nacionais e/ou internacionais em nome de seus diretores e/ou colaboradores exclusivamente para o “período do evento” em questão. Para a correta definição do “período do evento” considerar-se-á:
a-) O tempo necessário para chegada no dia anterior ao evento.
b-) A quantidade exata de dias de duração do evento.
c-) A saída no dia imediatamente posterior ao evento.
3.2 Caso o designado queira ampliar o período da viagem deverá, sob suas próprias expensas, remarcar os bilhetes já emitidos.
3.3 O designado que realizar viagens para atividades de interesse da SBOT terá os seguintes direitos:
a-) Passagem Aérea Nacional
– Bilhetes aéreos em classe econômica, em companhia aérea de primeira linha, emitidos via SBOT em nome do próprio passageiro.
– Os bilhetes deverão ser solicitados com antecedência mínima de 45 dias ao departamento responsável.
– A marcação de bilhetes fora do prazo mínimo deverá ser autorizada previamente pela Diretoria da SBOT.
– Será oferecido seguro básico padrão das Cias Aéreas Brasileiras.
b-) Passagem Aérea Internacional
– Bilhetes aéreos em Classe Econômica para trechos com até cinco horas de duração, em companhia aérea de primeira linha, emitidos via SBOT em nome do próprio passageiro. Bilhetes para trechos com duração acima de cinco horas poderão ser emitidos em Classe Executiva.
– Os bilhetes deverão ser solicitados com antecedência mínima de 90 dias ao departamento responsável, exceto em caso de situações excepcionais previamente autorizadas pela Diretoria da SBOT.
– Será oferecido seguro padrão das Cias Aéreas, exceto casos onde houver necessidade específica.
PARÁGRAFO ÚNICO: Todos os bilhetes serão emitidos antecipadamente com concordância expressa do passageiro quanto aos horários e companhias aéreas e, uma vez emitidos, não poderão ser remarcados pela SBOT. Caso seja necessário alterar os bilhetes, o próprio passageiro deverá contatar a companhia aérea e reemitir os bilhetes, devendo arcar com todas as despesas extras. A SBOT poderá reembolsar remarcações mediante solicitação e justificativa do passageiro e aprovação da Tesouraria SBOT. Nenhum colaborador da SBOT está autorizado a remarcar bilhetes sem autorização expressa da Diretoria.
3.4 Hospedagem
– Hospedagem em hotel com padrão business superior (4-5 estrelas), com café da manhã e alimentação inclusos. O número de diárias deverá se ater exclusivamente ao “período do evento” descrito no Artigo 3.1. As diárias extras, se houver, serão de responsabilidade do hóspede e deverão ser contratadas diretamente com o hotel.
– A SBOT não autoriza o faturamento de despesas extras, como frigobar, serviço de quarto, lavanderia etc. Eventuais despesas extras contratadas durante as diárias hoteleiras serão de inteira responsabilidade dos hóspedes.
– As hospedagens serão oferecidas em apartamentos single. Caso o diretor opte por hospedar-se em apartamento duplo deverá arcar com a diferença, se houver.
3.5 Alimentação
– As despesas realizadas com alimentação serão cobertas integralmente, mediante prestação de contas à SBOT com respectivo comprovante fiscal com despesas detalhadas.
– O valor máximo de reembolso por refeição está fixado em R$ 120,00 (Cento e Vinte Reais), se ocorrer no Brasil, e US$ 70 no exterior.
– É expressamente proibido o reembolso de despesas decorrentes do consumo de bebidas alcóolicas.
3.6 Observações
– Despesas com acompanhantes não serão cobertas pela SBOT, ficando integralmente por conta do designado/convidado.
– A SBOT não faz adiantamentos financeiros para diretores em viagens de representação. Todas as despesas não previstas neste instrumento deverão ser pagas pelos diretores e reembolsadas posteriormente pela SBOT, mediante solicitação à Tesouraria e apresentação de recibos/comprovantes originais.

4. CONVOCAÇÕES / REUNIÕES

4.1 Os integrantes de Comissões, Regionais, Comitês ou Diretoria, se convocados a reuniões na sede da SBOT ou em local por ela designado, também deverão seguir estas normas de direitos e deveres.
4.2 Os critérios para realização de reuniões, trabalhos, participação em eventos e representação de Instituição por seus designados cumprirem, são, exclusivamente, atividades de interesse institucional e/ou científico.
4.3 A Diretoria da SBOT deverá estimular a realização de reuniões virtuais como parte de sua política interna de redução de custos.
4.4 São critérios para convocação de reuniões na sede da SBOT ou local por ela designado de suas Diretorias e Comissões:
a-) Da Diretoria
– Deliberação de ordem administrativa das atividades cotidianas da Instituição, tais como, secretaria administrativa, financeiro, comercial, estrutural, comunicação, gestão interna, parcerias comerciais, eventos, divulgação, representação, aquisições, atos e ações políticos, investimentos, estudos, pesquisas, serviços, complementos e outros.
– Deliberação de ordem social e política e do relacionamento com os membros, com os departamentos internos e com o mercado em geral.
– Planejamento estratégico das atividades institucionais, educação médica continuada, Ensino e Treinamento, Defesa Profissional ou quaisquer outras consideradas de interesse da SBOT.
b-) Das Comissões
– Deliberar assuntos pertinentes de sua área, após apresentação do Calendário Anual e acordo da própria Comissão com a Diretoria sobre tópicos e datas.
c-) Dos Colaboradores
– A SBOT arcará com despesas de deslocamentos, alimentação e hospedagem para seus funcionários em assuntos do interesse da SBOT quando de reuniões e eventos de Comissões, Comitês ou Regionais.
– Convocações para atendimento a interesses específicos de Comitês e Regionais em reuniões, cursos e eventos deverão ter seus custos totalmente cobertos pela parte convocatória, exceto se autorizado previamente pela Diretoria da SBOT.

5. DISPOSIÇÕES GERAIS

5.1 A SBOT fornecerá documento comprovando a participação de seus diretores em todas as atividades institucionais da SBOT, desde que solicitada.
5.2 É vetada qualquer tipo de remuneração por desempenho de função conforme Art. 15 do Estatuto da SBOT, incluindo bonificações, distribuição de brindes, presentes ou outras vantagens;
5.3 A SBOT não autorizará reuniões de Comissões, Comitês e Regionais durante o CBOT e TEOT para preservar as atividades científicas destes eventos.
5.4 Comissões e Comitês que tenham reuniões ordinárias com cronograma prévio aprovado pela SBOT poderão, se desejar, substituir reuniões na Sede Nacional pelo local do CBOT ou TEOT, desde que sejam realizadas antes ou após estes eventos.
5.5 A SBOT fornecerá alimentação para os diretores em reuniões ocorridas na sede nacional, observando os seguintes critérios:
a-) Serviço de Coffee Break será disponibilizado nas reuniões realizadas nas dependências da Sede Nacional. O cardápio será definido pela Diretoria e deverá ser igual para todas as comissões, comitês e ou departamentos.
b-) Almoço e jantar, quando aplicável, serão oferecidos na própria Sede Nacional ou no restaurante do hotel onde os diretores estiverem hospedados. Para reembolso com alimentação fora do hotel será respeitado o valor per capita disposto no Item 3.5.
c-) A SBOT não autorizará o consumo de bebidas alcoólicas nas dependências da Sede Nacional.

SOCIEDADE BRASILEIRA DE ORTOPEDIA E TRAUMATOLOGIA 

 

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